Política Lingüística na UVigo

Sistema archivístico

De acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Archivo Universitario aprobado por el Consejo de Gobierno en sesión del 27 de enero de 2005, el sistema archivístico es la estructura sobre la que se organiza el patrimonio documental de la universidad a través de las etapas del ciclo de vida de los documentos, con diferentes regulaciones para su organización, conservación, tratamiento y difusión en cada una de las etapas.

El sistema archivístico está constituído por todos los archivos de gestión, el Archivo General y la Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos:

 

Están constituídos por los fondos documentales existentes en los archivos de los órganos de gobierno, colegiados y unipersonales, departamentos, centros, unidades y servicios de la universidad, como consecuencia de las funciones y actividades que les son propias.

Los archivos de gestión se consideran integrantes del sistema archivístico en la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos.

Conservan todos los documentos recibidos o generados mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hacen referencia, y a lo largo de un período que establecerá la Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos.

Es el responsable de la custodia, gestión, conservación y difusión de todos los fondos documentales de la universidad que fueron transferidos por los archivos de gestión a los depósitos del Archivo General, finalizado el período de permanencia en éstos.

En cuanto a la gestión de los documentos, el Archivo General desempeña un doble cometido, actuando como archivo intermedio y como archivo histórico.

En su función de archivo intermedio integra aquellos documentos que se encuentran en una fase semiactiva, es decir, la fase administrativa ya ha finalizado, pero los documentos aún pueden ser consultados esporadicamente. Mientras dure su permanencia en esta fase, se aplicará el expurgo y eliminación de aquella documentación que, perdiendo completamente su valor y su utilidad administrativos, no tenga valor histórico que justifique su conservación permanente.

En su función de archivo histórico, el Archivo Universitario conservará aquella documentación que, debido a su valor histórico, deba ser conservada permanentemente.

La Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos de la Universidade de Vigo es un órgano colegiado interdisciplinario. Tiene como finalidad, de acuerdo con el artículo 58 de la Ley 16/1985 de 26 de junio del Patrimonio Histórico Español, el estudio y resolución de las cuestiones relativas a la cualificación y la utilización de los documentos de la universidad, así como su integración en el Archivo y el régimen de acceso e inutilidad administrativa.

Desempeña, además, las siguientes funciones:

  1. Establecimiento, bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos, de los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de gestión, intermedio e histórico.
  2. Normalización del proceso de expurgo y eliminación de documentos, resolviendo la forma de disposición final, con el fin de identificar y diferenciar aquellas tipologías que es necesario conservar para el futuro en atención a los valores informativos y de testimonio, los que son de obligada conservación por la ley, de aquellas que se pueden destruír una vez agotado su valor administrativo.
  3. Determinación de la accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales.
  4. Cualificación de documentos esenciales, fruto del desarrollo de las funciones y actividades universitarias consideradas de singular relevancia.

 

Composición

  • El/la secretario/a general
  • Un/una letrado/a del servicio de Asesoría Jurídica
  • Un/una docente del departamento de Derecho Público
  • Un/una docente del departamento de Historia, Arte y Geografía
  • El/la jefe/a de la sección de Archivo
  • Un/una ayudante de archivos, bibliotecas y museos