Instrumentos de apoyo a los procesos

Instrumentos de apoyo a los procesos clave 1 y 2

Se dispone de una aplicación informática, Xesticonta, propia de la Universidade, que podría definirse como un instrumento que permite el seguimiento y control presupuestario de las aplicaciones asignadas a cada centro.

Con Xesticonta se realizan documentos contables de retención de crédito, autorización y compromiso de gasto y el reconocimiento de obligaciones. La fase de pago se lleva a cabo en el Servicio de Contabilidad.

Xesticonta permite conocer, en cada momento, el grado de ejecución del presupuesto y de ahí emitir informes a la Gerencia, y proponer, en su caso, transferencias de crédito, así como poner en marcha políticas de reducción del gasto y conocer, en todo momento, la situación de una factura en el proceso que va desde la autorización del gasto hasta su pago. También proporciona otras informaciones de carácter general como períodos medios de pago, lo que permite actuaciones concretas sobre desviaciones de la media cuando se consideran necesarias.

El trámite normal de los gastos no asociados a expedientes de contratación comprende los siguientes pasos:

  • Autorización del gasto por parte del gerente/a que dicta las órdenes oportunas.
  • Elaboración de la reserva de crédito presupuestario y emisión del correspondiente documento RC a través de la aplicación informática Xesticonta. En realidad, este documento RC se refleja en una hoja de pedido, en la que constan las características del suministro o servicio y el proveedor seleccionado, por lo que en realidad es un documento contable AD.
  • Registro de las facturas recibidas y remisión al correspondiente servicio para su conformidad previa, y después al gerente/a para la conformidad del pago.
  • Emisión de los correspondientes documentos contables hasta el reconocimiento de obligaciones y remisión de estas al Servicio de Control Interno para su fiscalización.
  • En el Negociado de Caixa Fixa se tramitan los pagos por anticipado, dentro de las normas específicas sobre su funcionamiento, lo que reduce el plazo de estos.

Sobre todas las fases anteriormente descritas se actúa para conseguir una mayor eficacia económica y técnica.

Instrumentos de apoyo al proceso clave 3

Existen normas internas del Servicio para todas las actuaciones previas y derivadas de la contratación administrativa.

La especialización en tres jefaturas de negociado de los distintos tipos de contratos permite la existencia de procedimientos de tramitación internos conocidos, no solo por el jefe de negociado directamente responsable, sino, en gran medida, por todo el personal de la Sección de Contratación al margen del jefe de servicio y del jefe de sección.

Para simplificar el procedimiento se dispone de pliegos de cláusulas administrativas tipo que aceleran el procedimiento al no ser necesario el informe del Servicio de Asesoría Jurídica, previo a la fiscalización del Servicio de Control Interno, para la aprobación del expediente.

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